So arbeiten wir

Unser Hauptsitz liegt in Charlotte, North Carolina und wir reisen regelmäßig nach Berlin für Treffen mit neuen und bestehenden Mandanten. Wir legen großen Wert auf persönliche Beziehungen, kombiniert mit digitaler Kommunikation für einen effizienten und zuverlässigen Service für unsere Mandanten. Dadurch dass wir den Großteil des Jahres in den USA verbringen, haben wir einen schnellen und direkten Zugang zur IRS (Internal Revenue Service). Charlotte ist eine florierende Stadt und zieht viele tolle Talente an, mit denen wir in Zukunft weiter wachsen können.

Wir sind telefonisch immer gut erreichbar. Manchmal kann der Zeitunterschied in die USA sogar praktisch sein, wenn du in Deutschland bist und später am Abend telefonieren möchtest. Gleichzeitig ist uns ein persönlicher Kontakt sehr wichtig und wir reisen regelmäßig nach Berlin, um uns mit neuen und bestehenden Mandanten zu treffen.

Wir kommunizieren überwiegend per Email und vorab verabredete Telefonate. Komplizierte Fragen besprechen wir am liebsten per Email, da wir unsere Ergebnisse dadurch gut verständlich erklären können und es eine schriftliche Aufzeichnung gibt, auf die man sich bei weiteren Fragen beziehen kann. Aber manche Themen bespricht man natürlich besser am Telefon. Deswegen bieten wir für alle Mandanten einen einfachen Weg, Anrufe mit uns zu passenden Zeiten zu vereinbaren. Am liebsten verabreden wir das Telefonat vorab, damit sich beide Parteien gut vorbereiten können.

Wir nehmen deine Privatsphäre und die Sicherheit deiner Informationen sehr ernst. Deswegen steht das Thema Datenschutz bei uns immer an oberster Stelle. Unsere Mailserver befinden sich aktuell und auch zukünftig in Deutschland und unsere gesamte Mail-Infrastruktur ist DSGVO-konform. Wir nutzen eine sichere Plattform, mit der sensible Dokumente und Informationen in beide Richtungen bereitgestellt werden können. Diese Plattform entspricht vollständig den Datenschutzanforderungen der IRS und des State Board of Accountancy. Wir verwenden die Plattform auch, um deine Steuererklärungen und andere sensible Dokumente an dich zu übermitteln. Außerdem haben wir eine Cyber-Versicherung abgeschlossen, mit der wir dich in dem unwahrscheinlichen Auftritt eines Sicherheitsvorfalls unterstützen können.

Aus Sicherheitsgründen und weil es praktischer ist, arbeiten wir so gut es geht digital. Das papierlose Arbeiten hilft bei der Reduzierung von Kosten und ist natürlich besser für die Umwelt. Außerdem sind digitale Prozesse deutlich effizienter und sicherer, besonders bei internationaler Zusammenarbeit. Wir sind autorisiert für “IRS e-file” und können dadurch die meisten US-Steuererklärungen elektronisch einreichen. Sofern möglich, tun wir dies auch. Es kann aber trotzdem sein, dass du deine e-file Autorisierungen ausdrucken, unterschreiben, scannen und hochladen musst. Manche Steuerformulare müssen auch mit Originalunterschrift verschickt werden und es gibt gewisse Situationen, in denen ein e-filing leider nicht möglich ist. In solchen Fällen übermitteln wir die Steuererklärung an dich mit einer klaren Anleitung zur Einreichung.

Wir wollen allen Mandanten auf dem höchsten Niveau helfen und dabei keine Details übersehen. Aus diesem Grund arbeiten wir mit bestimmten Technologien, wie zum Beispiel digitalen Mandatsvereinbarungen (Engagement Letter), sowie automatisierten Emails und Remindern, mit denen wir dich an wichtige Fristen erinnern. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit solltest du genau wissen, welche Informationen wir wann von dir brauchen und immer gut zum Stand deiner Steuererklärung informiert sein. In unserem Online-Dashboard siehst du den Status deiner Steuererklärung und welche Fristen gerade anstehen.

Wir verwenden für unsere gesamte Arbeit Mandatsvereinbarungen. Dies ist ein Vertrag, der das Leistungsspektrum unserer Zusammenarbeit und die jeweiligen Verantwortungen genau definiert. Wir schicken dir die Mandatsvereinbarung elektronisch zu und du kannst diese ganz einfach digital unterschreiben. Natürlich hoffen wir, dass du mit uns auch in Folgejahren zusammenarbeiten möchtest, aber unsere vertragliche Beziehung deckt immer nur das laufende Jahr sowie vergangene Jahre ab. Für den unwahrscheinlichen Fall, dass ein ernsteres Problem auftritt, sind unterzeichnete Mandatsvereinbarungen ebenfalls sehr wichtig, um auf unsere Berufshaftpflichtversicherung zurückgreifen zu können und das Problem gemeinsam zu lösen.

Unser Maßstab ist es, deine Steuererklärung immer pünktlich einzureichen, auch wenn du keine Steuern schuldest oder Strafen für Verzögerungen anfallen. Eine fristgerechte Abgabe bei der IRS bietet eine Absicherung, falls es doch zu unvorhergesehenen Komplikationen kommen sollte.

Da wir Fristen so ernst nehmen, haben wir in den Wochen vor Abgabeterminen oft eine sehr hohe Arbeitslast. Gleichzeitig ist uns bewusst, dass wir nicht die beste Arbeit leisten, wenn wir 80 Stunden pro Woche auf einen Bildschirm starren. Lieber teilen wir unsere Arbeit auf und erledigen so viel wie möglich weiter vor den Fristen. Wir machen dir das Zusammentragen aller Informationen so einfach wie möglich, damit wir im Anschluss gründlich und ruhig an der fristgerechten Einreichung deiner Steuererklärung arbeiten können.